Leg de informatie per verwerking vast
Een bruikbaar register laat zien wat je organisatie met persoonsgegevens doet. In easy-DPO beschrijf je elke verwerking in een eigen dossier, met een verantwoordelijke en de relevante afspraken.
- Het doel en de beschrijving van de verwerking.
- De rol van de organisatie, rechtsgrond en toelichting.
- Categorieën betrokkenen, persoonsgegevens en ontvangers.
- Bewaarafspraken, verwijderprocedure en beveiligingsmaatregelen.
- Eventuele bijzondere gegevens en internationale doorgiften.
- Een DPIA-screening met motivering en een volgende herzieningsdatum.
De software biedt velden om deze informatie te structureren. Je organisatie bepaalt en beoordeelt de inhoud; de velden zijn geen automatische juridische kwalificatie.
Koppel vestigingen, leveranciers en applicaties
Dezelfde verwerking kan op meerdere vestigingen plaatsvinden. Koppel die vestigingen aan het dossier en voeg de betrokken leveranciers en applicaties toe. Bewaar bijbehorende documenten bij een verwerking of leverancier.
Zo kun je bijvoorbeeld een personeelsverwerking verbinden met de HR-applicatie, het sociaal secretariaat en de locaties waar medewerkers werken. De koppelingen maken duidelijk hoe de onderdelen samenhangen.
Van concept naar beoordeelde verwerking
Een medewerker kan een verwerking voorbereiden en ter beoordeling indienen. De toegewezen DPO of organisatiebeheerder legt vervolgens advies en beslissing vast. De applicatie registreert wijzigingen in de historiek.
Wanneer een verwerking wordt aangepast terwijl een beoordeling loopt, moet ze opnieuw worden ingediend. Zo blijft duidelijk welke informatie wordt beoordeeld. Een herzieningsdatum helpt je de volgende controle te plannen.
Zoek en exporteer je register
Gebruik de zoekfunctie om een verwerking terug te vinden. Registervelden kun je naar CSV exporteren om de informatie verder te bekijken of te delen via je eigen werkwijze. De export bevat de registervelden; afzonderlijke lijsten van gekoppelde entiteiten zijn nog niet inbegrepen.
De kijkdemo laat je voorbeelden openen en op status of vestiging filteren. Exporteren en bewerken zijn daar niet beschikbaar.
Onbeperkte registraties voor één jaarprijs
Het verwerkingsregister maakt deel uit van easy-DPO, samen met taken, beoordelingen, leveranciers, applicaties, documenten, datalekken en privacyverzoeken. De licentie bedraagt € 495 per jaar excl. btw, met onbeperkte gebruikers, vestigingen en registraties binnen de organisatie.
Bekijk het fictieve verwerkingsregister →